domingo, mayo 19

5 herramientas y guía básica para crear tu base documental (Knowledge Management)


El otro día me invitaron a la inauguración del Centro de Excelencia para la Ciberseguridad.  Me sentí muy honrada de poder estar allí y les deseo muchos éxitos, porque sus triunfos serán los triunfos de todos. ¡Necesitamos más “ciber warriors”!

Entre parte del discurso del Secretario de Estado de Seguridad sobre la larga lista de elementos que debemos empezar a proteger, se hablaba especialmente de proteger la información crítica. Eso me recordó que en incontables ocasiones en charlas con otros compañeros de profesión siempre sale la misma pregunta: ¿y tú como haces con toda la información que tienes? ¿Qué programas usas? ¿Cómo organizas la información? ¿Cuál es tu taxonomía? Etc.

Siguiendo el hilo de esta reflexión, esta semana asistí al taller, dentro del programa de doctorado del Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad Carlos III: “Intelligence analysis methods and Jobs opportunities for Information and Knowledge workers” dirigido por Dr. Julian Richards, Co-Director, Centre for Security and Intelligence Studies (BUCSIS)  que vino a recordarnos además, cómo la mente y sus sesgos cognitivos pueden condicionar el hecho de que valoremos tal o cual información de una manera u otra.

En este sentido me estoy haciendo mucha preguntas al respecto últimamente. Supongo que son estas preguntas las que me han llevado a tomar la decisión de iniciar mi doctorado en Inteligencia. ¿Podemos automatizar de algún modo la categorización de la información que obtenemos en OSINT para evitar esos sesgos cognitivos y manejar una información más neutral para nuestros análisis? No sé. Me quedan unos cuantos años por delante para investigar con calma sobre estas y otras cuestiones. Sea como fuere, sí considero importante en las formaciones de Inteligencia unas horas dedicadas a la gestión del conocimiento documental. Recordemos que la materia prima del Analista es la Información.

En el Curso de Experto de Análisis de Inteligencia de la UAM  nos dimos cuenta de que era absolutamente indispensable, especialmente para los analistas freelance o de pequeñas organizaciones, puesto que son ellos mismos los que tienen que desarrollar sus propias bases de conocimiento.

Hoy quisiera honrar al área de documentación y dedicarle una entrada en este blog. Los analistas no seríamos nada sin este conocimiento o sin la ayuda de tantos profesionales que lo dan todo para podamos hacer mucho mejor nuestro trabajo. En este sentido quiero dar las gracias a Miguel Ángel Esteban Navarro (Universidad de Zaragoza), a Luis Moreno (Carlos III de Madrid) y a Diego Navarro (Carlos III de Madrid) por haberme enseñado tanto al respecto y por haberme abierto tantas puertas. Son gente buena siempre dispuesta a darle oportunidades a los que empezamos y a mí me han dado muchísimas.

Cuando me planteé esta entrada para el blog, mi intención era dar algunas pinceladas que pueden ayudar a profundizar al respecto de la Gestión del Conocimiento dentro del mundo del Análisis de Inteligencia. Para abrir boca, te animo a leer este artículo: Gestión del conocimiento y servicios de inteligencia: la dimensión estratégica dela información (.pdf)  de Miguel Ángel Esteban y Diego Navarro donde, ya en el 2003, hacían hincapié en lo imprescindible que es este área de conocimiento para la disciplina de la Inteligencia. Porque junto a nuestro programador rescatador, tiene que haber un documentalista. Toda unidad de Inteligencia que se precie necesita, al menos, un perfil de este tipo. Incluso si la unidad eres tú mismo, como analista freelance, este es un punto que jamás se debe dejar de lado o no llegarás a tener la calidad que deseas en tus trabajos.

Podemos pensar en que la gestión del conocimiento documental estaría entre las fases de la metodología del Ciclo de Inteligencia: Obtención y Análisis. Una vez que vas encontrando toda la información que necesitas, antes de analizarla hay que procesarla para convertirla en conocimiento. Para ello, hoy por hoy, y aprovechando los recursos del mundo digital, una buena base de conocimiento documental se hace casi imprescindible.

¿Qué diferencia hay entre guardar en una carpeta la información que conseguimos y tener una base de conocimiento documental? 

La diferencia es obvia. Si sólo guardamos en una carpeta lo que encontramos, estamos “apilando” la información digital, sin apenas categorizarla o estructurarla. De manera que terminamos con una estructura de carpetas básica en el ordenador donde vamos metiendo todo tipo de documentos, muchas veces sin un nombre reconocible o una fecha que nos pueda recordar la obsolescencia del documento. Pasado un tiempo nos volvemos locos buscando el documento, dando lugar a expresiones del tipo “yo juraría que tenía por aquí...”. Al final, terminamos volviendo a Google y buscando el documento de nuevo, porque nos resulta más fácil que encontrarlo en nuestro propio ordenador.

Mientras, en una base documental, intentamos estructurar y nombrar lo mejor posible cada información que incorporamos a ella basándonos en unos criterios previos que habremos diseñado mediante la estrategia que mejor nos convenga. Además, no sólo la estructuramos con una serie de metadatos básicos, sino que podemos categorizarla en varios niveles (incluyendo los tag o recurriendo incluso a ontologías, en el caso de las bases semánticas). De esa manera podemos acceder a la información rápidamente y con la seguridad de que vamos a encontrar lo que buscamos.

Así, una buena estructuración de nuestra información se convierte en un filtrado que nos facilita el análisis y nos vuelve mucho más eficientes, y como resultado, más eficaces.

Los que hemos estudiado algo de documentación (en Historia nos enseñan bastante al respecto) tenemos cierto trabajo avanzado; pero como veo que cada vez hay más analistas de todo tipo de áreas (por suerte) expongo algunos de los elementos básicos para montar una base de conocimiento documental con la idea de ayudar a los que empiezan.

Ojo, se puede hacer así, como de otra manera. Esto es sólo una forma más de hacer las cosas. En esto no hay dogmas. Espero que resulte de ayuda, y si ves que necesitas recurrir a un amigo informático para la parte de la instalación, acuérdate de hacerle algún detalle, ¡que se lo merece! ;-)

¡Vamos allá!

Pasos para montar una base de documental de conocimiento (Knowledge Management)

1. Plataforma donde irá la base de conocimiento: 

 De sentido común. Es lo primero que hay que plantearse.

Personalmente no recomiendo tener tu base en el mismo ordenador en el que trabajas diariamente. Es preferible que esté en un disco duro separado y sin acceso a Internet para evitar problemas derivados de vulnerabilidades y seguridad. Recuerda que tu base de conocimiento es uno de los mayores valores que tienes como analista y hay que protegerlo de visitas y robos indeseados.

Por otro lado, conviene que hagas con frecuencia una o dos copias de seguridad con frecuencia. La tecnología es nuestra amiga, pero no es perfecta. Si falla, o se “rompe” debes tener una réplica para poder seguir trabajando. Además, se suele tener una copia de seguridad fuera del edificio donde trabajas, no sea que haya un incendio y te quedes sin nada. En este sentido, cuando se instala una base de conocimiento documental, suele particionarse bastante el disco también, como medida de precaución. De este modo, tal vez, si sólo falla una partición, el resto de la documentación pueda rescatarse fácilmente.

2. Elección de la tecnología: 

Una vez que ya hemos decidido en qué disco duro vamos a instalar nuestra base, debemos instalar la tecnología que utilizaremos. Aquí, sobre gustos hay colores. Evidentemente las grandes corporaciones pueden pagar carísimas licencias para gestionar toda su documentación y sus comunicaciones, sin embargo las pequeñas organizaciones y los freelance no suelen disponer de recursos económicos para hacer grandes desarrollos. Creo que ya he dicho varias veces que soy muy pro “Open”. Así que en esta ocasión te propongo alguna de las herramientas Open Source y gratuitas.

Tal vez sea aquí donde necesites que un programación te lo deje todo preparado.

  • Aphpkb.org (para Linux): tiene una herramienta basada en php muy, muy, pero que muy sencillita. A veces no hay que complicarse la vida con grandes desarrollos. La herramienta se elige en función de las necesidades. Así que tal vez pueda servirte. 
  • Document Management System (para Linux): otra herramienta gratuita y muy sencilla de utilizar a la que merece la pena echarle un vistazo pensando especialmente en las pequeñas empresa y los freelance del análisis.
  • Archiv Document Management (para Windows): otra variante muy interesante. Tiene dos productos. El gratuito es para uso personal o pequeños grupos de trabajo. El de pago es para grandes desarrollos de negocio. 
  • Twiki (para Linux): es una de las herramientas OS más conocidas. La utilizan un montón de pequeñas empresas como herramienta colaborativa. Puede ser muy útil en una unidad de inteligencia para que los analistas compartan información y no dupliquen el trabajo.
  • Piggy (para Linux y Windows): su punto fuerte está en que puedes categorizar incluso un párrafo dentro de un documento, porque tal vez te pueda servir para distintos análisis. Es otra forma de organizar el contenido.
  • OpenKM: es un document mananager system muy útil para integrar todo tipo de documentos. Aunque en el ejemplo sólo incluyen documentos económicos como facturas, podemos proyectarlo para usarlo con cualquier cosa. Además muestra claramente los metadatos. Está fenomenal para desarrollos más profundo.
 3. Creación de taxonomía documental: 

La taxonomía no es otra cosa que la categorización de nuestra futura base para recuperar con facilidad los documentos. He encontrado un post muy bueno que puede ayudar a entender mejor qué es y cómo crearla. Así no me repito. Te recomiendo leerlo. Incluye herramientas para ayudarte a crearla. Arquitectura de la Información: concepto de taxonomía

Recuerda que además, en las bases de conocimiento documental de hoy día se incluye la opción de crear también etiquetas (“tag”) para estructurar todavía mejor la información.

4. Inclusión de la información: 

Cierto, lleva tiempo y a veces es aburrido. Pero piensa que es la mejor inversión de tiempo y esfuerzo que puedes hacer. Con el tiempo tendrás una base documental que será la envidia de todos los analistas ;-) Cuando incorpores la información recuerda hacer descripciones que te ayuden de verdad a recuperar el documento cuando lo necesites.


Para terminar este post quisiera comentar que una base documental está enfocada siempre a nuestras necesidades. De nada sirve llenarla con datos y datos y más datos que jamás utilizarás. Por eso, tómate tu tiempo en pensar exactamente de qué temas vas a nutrirla.


Gracias por leerme y si vas a utilizar algo de este contenido acuérdate de citar a la autora. ¡Potenciemos el conocimiento compartido sin dañar a los autores!

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